Το Αρχείο Εισροών υποβάλλεται μία φορά το χρόνο, μετά τη λήξη της ελαιοκομικής περιόδου στο πληροφοριακό σύστημα iagro και μόνο σε περίπτωση αδυναμίαςσε ηλεκτρονική μορφή στο email: .. Μαζί με το αρχείο εισροών ο υπεύθυνος της επιχείρησης θα πρέπει να υποβάλλει αναλυτικά στοιχεία όλων των αγροτεμαχίων ΠΟΠ/ΠΓΕ (από τα οποία προσκομίστηκε ελαιόκαρπος) ανά παραγωγό, σύμφωνα με το αρχείο: το αρχείο Στοιχεία Αγροτεμαχίων Παραγωγών.
Το Αρχείο Εκροών υποβάλλεται μία φορά το χρόνο: πριν την έναρξη της νέας ελαιοκομικής περιόδου.
Σε ότι αφορά το Έντυπο πωληθεισών ποσοτήτων προϊόντων φυτικής προέλευσης, τα στοιχεία του υποβάλλονται στο πληροφοριακό σύστημα iagro έως τις 31 Ιανουαρίου κάθε έτους (αφορά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος) και μόνο σε περίπτωση αδυναμίαςσε ηλεκτρονική μορφή στο email: .
Επιπλέον, μέχρι το τέλος κάθε παραγωγικής περιόδου χρειάζεται να υποβάλλεται Υπεύθυνη Δήλωση του εκπροσώπου της επιχείρησης με το παρακάτω κείμενο:
«Δηλώνω υπεύθυνα ότι τα πρωτότυπα ή αντίγραφα των Υπεύθυνων Δηλώσεων (αριθμός Υπ. Δηλ.) των παραγωγών για το προϊόν «ονομασία καταχωρισμένης ένδειξης» που προσκόμισαν καρπό στην επιχείρηση «(ονομασία επιχείρησης)» για την παραγωγική περίοδο ........... φυλάσσονται στην επιχείρηση και θα βρίσκονται στη διάθεση του ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΓΕΩΡΓΙΚΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ «ΔΗΜΗΤΡΑ» οποιαδήποτε στιγμή ζητηθούν.»
Για λόγους καλύτερης διαχείρισης των στοιχείων οι επιχειρήσεις οφείλουν να αποστέλλουν τα ανωτέρω αρχεία σε ηλεκτρονική μορφή (αρχεία excel) στο email , με θέμα μηνύματος αναγραφόμενο ως εξής: «ΑΡΧΕΙΟ ΕΙΣΡΟΩΝ (ή ΕΚΡΟΩΝ), ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΜΕΝΗ ΕΝΔΕΙΞΗ, ΕΤΟΣ ΕΣΟΔΕΙΑΣ, ΟΝΟΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ» (π.χ. ΑΡΧΕΙΟ ΕΙΣΡΟΩΝ, ΞΕΡΑ ΣΥΚΑ ΚΥΜΗΣ ΠΟΠ, 2012, ΑΓΡ.ΣΥΝ .).
